Od 2018 r. decyzją Prezesa Zarządu PKP CARGO S.A. obowiązuje w Spółce „Procedura postępowania z zagrożeniami korupcyjnymi w Spółce PKP CARGO S.A.”. Niniejsza procedura realizuje postanowienia polityki antykorupcyjnej i reguluje:
- sposób zgłaszania przypadków korupcji lub podejrzenia korupcji;
- rejestrowanie zdarzeń korupcyjnych;
- postępowanie ze stwierdzonymi przypadkami korupcji;
- postępowanie wobec osób zgłaszających przypadki korupcji;
- informowanie Zarządu o przypadkach korupcji;
- zgłaszanie przypadków korupcji organom ścigania oraz współpraca z tymi organami;
- analizowanie przypadków korupcji;
- zapobieganie ponownemu występowaniu przypadków korupcji;
- współpracę z otoczeniem, partnerami, kontrahentami i instytucjami administracji;
- współpracę z komórkami wewnętrznymi PKP CARGO S.A.
Procedura obowiązuje wszystkich pracowników Spółki PKP CARGO S. A., jak również osoby wchodzące w skład Zarządu. Ponadto procedura reguluje status Sygnalisty, jak również politykę przyjmowania i wręczania prezentów. Sygnalista to wyznaczona osoba, której można zgłosić wystąpienie zjawiska o charakterze korupcyjnym.
Spółka PKP CARGO S.A. dostrzega pozytywne skutki działalności sygnalistów. Tym samym władze Spółki zdecydowały się na wprowadzenie rozwiązań organizacyjnych na potrzeby zgłaszania nieprawidłowości, dając pracownikowi możliwość zadecydowania w jaki sposób chce zgłosić zjawisko o charakterze korupcyjnym. To pracownik podejmuje decyzję czy zgłoszenie takie powinno być anonimowe czy imienne. Zanim podejmie taką decyzję winien zapoznać się z korzyściami jakie dają mu obie formy. Dla pracodawcy każde zgłoszenie jest ważne, gdyż wskazuje na możliwość zaistnienia nieprawidłowości, które należy jak najszybciej skorygować za pośrednictwem odpowiednich narzędzi.
W spółkach zależnych wdrożone są dokumenty i regulaminy zawierające regulacje w zakresie przeciwdziałaniu łapownictwu i korupcji. Grupa dąży do ujednolicenia dokumentów.
W lutym 2018 r. PKP CARGO S.A. przyjęła i wdrożyła Kodeks etyki.
Kodeks etyki jest jednym z podstawowych elementów wspomagających proces budowy i rozwoju kultury organizacyjnej w Spółce. Zawarte w nim wartości oraz normy postępowania są zasadami pożądanymi w każdej organizacji. Zawiera on wypracowane przez przedstawicieli PKP CARGO S.A., przy udziale jej Pracowników i Klientów, podstawowe reguły postępowania, takie jak: solidność, współpraca, dobre zarządzanie, bezpieczeństwo, profesjonalizm, nowoczesność, transparentność, odpowiedzialność i szacunek. To zasady, którymi pracownicy powinni kierować się w codziennej pracy zawodowej.
Głównym celem Kodeksu etyki jest rekomendacja postaw oraz zasad zachowania, podczas wykonywania pracy. Stanowi on drogowskaz dla podejmowanych w Spółce działań w relacjach z Pracownikami, Klientami, Dostawcami, Konkurencją oraz otoczeniem społecznym i środowiskiem naturalnym. Wdrożenie Kodeksu etyki wpłynie na poprawę jakości świadczonych usług oraz wzrost zadowolenia z pracy, zarówno wśród Pracowników jak i Klientów. W rezultacie wpłynie to na zwiększenie kultury organizacyjnej oraz na poprawę wizerunku i umocnienie pozycji PKP CARGO S.A. na rynku polskim i zagranicznym.